Grundlagen

Grundsätzlich versteht man unter einem Managementsystem die Gesamtheit aller formellen und informellen betrieblichen Strukturen, die ein Unternehmen zur Erreichung seiner Ziele einsetzt. Management als Führungsaufgabe findet auf drei unterschiedlichen Ebenen im Unternehmen statt1:

 

  • Normatives Management beschäftigt sich mit den generellen Zielen des Unternehmens, also Prinzipien, Normen und Spielregeln, die darauf ausgerichtet sind, die Lebens- und Entwicklungsfähigkeit des Unternehmens sicherzustellen.
  • Strategisches Management ist auf den Aufbau, die Pflege und die Realisierung von Erfolgspotentialen (alle produkt- und marktspezifischen erfolgsrelevanten Voraussetzungen, die spätestens zum Zeitpunkt der Realisierung vorhanden sein müssen) gerichtet, für die Ressourcen eingesetzt werden müssen.
  • Operatives Management ist die Umsetzung der Vorgaben des normativen und strategischen Managements. Die Umsetzung ist ausgerichtet auf leistungs-, finanz- und informationswirtschaftliche Prozesse. Operatives Management zielt innerbetrieblich auf organisatorische Prozesse, eine effektive Information und Kommunikation sowie auf die Steigerung des Leistungs- und Kooperationsverhalten der Mitarbeiter hin.

 

An ein Managementsystem im Sinne der einschlägigen Standards werden jedoch deutlich höhere Anforderungen gestellt. Demnach ist es ein dokumentiertes System klar definierter Verantwortungen und Befugnisse, Abläufe, Methoden und Werkzeuge, welches eine Organisation zur Planung und Erreichung ihrer Unternehmensziele anwendet. Es dient also dem Festlegen von Politik und Zielen sowie deren Erreichung2. Die Ausprägungen der verfolgten Unternehmensziele hängen dabei stark von den inhaltlichen Schwerpunkten der normierten Managementsysteme ab. Diese reichen von Anforderungen in Bezug auf Qualität und Umwelt, über Arbeitsschutz bis hin zum Umgang mit Risiken.

 

Alle normierten Managementsysteme basieren auf einer strikten Prozessorientierung und dem Konzept der kontinuierlichen Verbesserung.

Prozessorientierung bedeutet, dass die relevanten Unternehmensprozesse identifiziert, definiert und wenn erforderlich dokumentiert werden. Für die formale Zertifizierung müssen parallel die Anforderungen der Managementsysteme berücksichtigt werden. Die kontinuierliche Verbesserung der Leistungsfähigkeit der Organisation soll mit dem sogenannten "Plan-Do-Check-Act" Ansatz realisiert werden. Ebenfalls integraler Bestandteil der Managementsysteme und unerlässlich ist die umfängliche Einbeziehung der obersten Unternehmensleitung.

 

Oftmals implementieren Unternehmen nicht nur ein, sondern mehrere Managementsysteme zeitgleich oder sukzessive. In diesen Fällen besteht die besondere Herausforderung darin, die einzelnen Systeme zu einem integrierten Managementsystem sinnvoll und effektiv zu verbinden. Dadurch können Redundanzen vermieden und Synergien freigesetzt werden.

 

Für die Mitarbeiter bedeutet dies, sie müssen sich nur mit einem „Werkzeug“ auskennen und während ihrer täglichen Arbeit verwenden. Die Verknüpfung aller Vorgaben der Standards und deren Umsetzung innerhalb des integrierten Managementsystems müssen so sinnvoll sein, dass der Umgang mit diesem Werkzeug für die Mitarbeiter eine Erleichterung darstellt.

Welchen Nutzen haben Managementsysteme?

  • Steigerung der Rechtssicherheit des Unternehmens, des Unternehmers und seiner Führungskräfte
  • Kosteinsparungen durch optimierte Prozesse und den effizienteren Einsatz von Betriebsmitteln
  • Steigerung der Kundenzufriedenheit
  • Mögliche Umsatzsteigerungen durch verlässliche Produkt- und Dienstleistungsqualität
  • Erfüllung regulatorischer oder branchenspezifischer Anforderungen
  • Verringerung von schädlichen Umwelteinwirkungen und -auswirkungen
  • Geringere Energiekosten
  • Reduzierung von Kosten und Gewinnausfällen aufgrund einer sinkenden Zahl an Arbeitsunfällen
  • Festlegung sinnvoller Verantwortungen und Befugnisse
  • Gestaltung effizienter Regelungen und Abläufe
  • Verhinderung von Redundanzen/Doppelarbeit
  • Reduzierung der Herstellungskosten durch minimieren der Fehlerkosten
  • Verringerung der Einarbeitungs- und Anlernzeit der Mitarbeiter
  • Verbesserung der Informationsflüsse

Implementierung

Das Wichtigste vorab:

Überhasten Sie niemals die Einführung eines Managementsystems!

 

Nur mit der nötigen Zeit können Sie ein maßgeschneidertes Managementsystem implementieren, welches exakt auf die spezifischen Gegebenheiten und Anforderungen Ihres Unternehmens ausgerichtet ist. Doch dieser Aufwand lohnt sich, denn nur solche Managementsysteme sind in der Lage, die erhofften Vorteile zu liefern.

 

Die erstmalige Implementierung eines Managementsystems folgt ebenso wie die spätere kontinuierliche Verbesserung dem "Plan-Do-Check-Act" Ansatz:

 

Plan:

Im ersten Schritt müssen die vielfältigen Anforderungen, die ein Unternehmen erfüllen muss, identifiziert werden und in den entsprechenden Prozessen dokumentiert werden. Dazu gehören insbesondere Anforderungen des Gesetzgebers, der Kunden, der zugrundeliegenden Regelwerke der Managementsysteme und anderer Regulierer. Ebenfalls zu Beginn sind die normativen Unternehmensgrundsätze, die umspannende Unternehmenspolitik sowie die daraus abgeleiteten Unternehmensziele (finanzielle, qualitative, ökologische, etc.) zu definieren. Hauptkriterium ist, dass die oberste Unternehmensleitung ihr Bestreben gegenüber allen Beteiligten deutlich herausstellt, laufend bekräftigt und ihre Unterstützung sicherstellt. Neben der überarbeiteten Aufbauorganisation gilt es zudem auch die Ablauforganisation an die neue Steuerungssystematik anzupassen.

 

Do:

Nach der konzeptionellen Phase müssen die definierten Ziele, Prozesse und Regelungen in der betrieblichen Praxis umgesetzt werden. Um die Akzeptanz aller Mitarbeiter sicherzustellen, muss eine umfassende Kommunikation über alle Neuerungen und Veränderungen erfolgen. Die für die Ausführung benötigten Ressourcen (finanzielle, technische, personelle, etc.) sind den Umsetzungsverantwortlichen zur Verfügung zu stellen.

 

Check:

Um die Wirksamkeit des Managementsystems in Bezug auf die definierten Ziele sowie dessen Anforderungen sicherzustellen, sind regelmäßige Überprüfungen notwendig und vorgeschrieben. Bei solchen internen Audits gilt es, mögliche Abweichungen, Unzulänglichkeiten und Verbesserungspotenziale zu identifizieren und geeignete Vorbeuge- und Korrekturmaßnahmen abzuleiten. Über diese Auditergebnisse muss die oberste Leitung des Unternehmens informiert werden.

 

Act:

Im letzten Schritt muss die Geschäftsführung bzw. oberste Leitung die Erkenntnisse der internen Audits bewerten und die Umsetzung nötiger Maßnahmen beschließen. Da interne Audits immer nur den inneren Zustand des Managementsystems analysieren, muss die Geschäftsführung bei Ihrer Bewertung zudem die von außen einwirkenden Kräfte mit der Frage berücksichtigen: „Ist das Managementsystem geeignet, diese Kräfte in Erfolge umzusetzen?“. Abschließend müssen die gegenwärtigen Unternehmensziele evaluiert und gegebenenfalls angepasste oder neue Ziele formuliert werden.

Zertifizierung

Die Zertifizierung eines Managementsystems kann ausschließlich von einer akkreditierten Zertifizierungsgesellschaft durchgeführt werden. In Deutschland ist die DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle) mit der Akkreditierung und Überwachung entsprechender Gesellschaften betraut. Zu den bekanntesten Zertifizierungsgesellschaften in Deutschland gehören z.B. der TÜV Rheinland, die DEKRA, oder DNV GL.

 

Der grundlegende Ablauf der Zertifizierung ist vorgeschrieben und läuft bei allen Gesellschaften vergleichbar ab:

 

Vorgespräche und Auswahl der Zertifizierungsgesellschaft

Bei der Auswahl potenzieller Zertifizierungsgesellschaften sollten verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Kann und darf der Zertifizierer das betreffende Managementsystem überhaupt zertifizieren? Lasse ich mehrere Managementsysteme durch eine Gesellschaft zertifizieren oder wähle ich mehrere Zertifizierer?

Wenn Sie wissen, welche Zertifizierungsgesellschaften grundsätzlich in Frage kommen, führen Sie erste Gespräche mit den jeweiligen Auditoren durch, um diese und deren Gesellschaften näher kennenzulernen. Sollten Sie irgendwelche Einwände gegen einen Auditor haben, können Sie auch einen anderen Auditor derselben Zertifizierungsgesellschaft verlangen.

Nachdem Sie sich auf Basis der Vorgespräche und Vergleichsangebote für eine Zertifizierungsgesellschaft entschieden haben, sollte das weitere Vorgehen festgelegt werden. Dazu gehört die Terminierung des angestrebten Zertifizierungstermins und die Entscheidung, ob ein Voraudit durchgeführt werden soll. In jedem Fall erhalten Sie von ihrem Zertifizierer einen Fragebogen für die Erstellung eines qualifizierten Angebots. Nach Auftragserteilung steht Ihnen der benannte Auditor zur Vorbereitung auf das Zertifizierungsaudit und zur Klärung administrativer Fragen weiter zur Verfügung. Der Auditor darf Sie gemäß den DAkkS-Regeln nicht beraten. Er ist lediglich für die Auditvorbereitung, -durchführung und -nachbereitung zuständig.

 

Voraudit

Ein optionales Voraudit gibt ihnen die Möglichkeit, ihr Managementsystem frühzeitig einer ersten groben Prüfung zu unterziehen, damit etwaige Unzulänglichkeiten und Verbesserungsbedarfe rechtzeitig vor der eigentlichen Zertifizierung aufgedeckt und angegangen werden können. Ob Sie ein Voraudit machen sollten hängt davon ab, in wieweit Sie bei der Einführung des Managementsystems qualifizierte Mitarbeiter oder externe Spezialisten eingesetzt haben, und sich dementsprechend über die Qualität des neuen Systems sicher sein können.

Eine gute Beratung macht ein Voraudit überflüssig!

 

Stufe 1 Audit

Der erste Schritt der eigentlichen Zertifizierung ist das „Stufe 1 Audit“. Wesentliches Ziel ist die Prüfung, ob alle Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zertifizierung geschaffen wurden. Im Rahmen der Stufe 1 wird auch die Dokumentation des Managementsystems daraufhin geprüft, ob alle Anforderungen der jeweiligen Norm(en) berücksichtigt wurden. Die Dokumentation kann dem Zertifizierer auch vorab zur Verfügung gestellt werden. Daran anschließend wird insbesondere bei Erstzertifizierungen eine örtliche Begehung des Unternehmens durchgeführt, um die standortspezifischen Bedingungen beurteilen, erste Interviews führen und ggf. einen ausgewählten Kernprozess näher untersuchen zu können. Feststellungen dieses Audits werden in einem Bericht dokumentiert. Insbesondere solche, die beim Stufe 2 Audit zu einer Nichtkonformität führen würden.

 

Stufe 2 Audit

Im Anschluss an das „Stufe 1 Audit“ erfolgt das „Stufe 2 Audit“. Dabei prüft der oder die Auditor(en) nach einem festgelegten Auditplan, ob die Darstellungen in der Dokumentation der tatsächlich im Unternehmen gelebten Praxis entsprechen. Bei der Erstellung des Auditplans werden in der Regel die Ergebnisse aus dem Stufe 1 Audit berücksichtigt. Die Dauer des Audits hängt wesentlich von der Unternehmensgröße (z. B. Anzahl der Mitarbeiter und Standorte), der Komplexität der Geschäftsprozesse und der Anzahl der zu zertifizierenden Managementsysteme ab. Festgestellte Abweichungen werden wiederum in einem Auditbericht zusammengefasst. Je nach Schwere der Abweichung kann ein Nachaudit nötig sein.

 

Überwachungsaudit

Nach erfolgreicher Zertifizierung muss das Unternehmen regelmäßig ein Überwachungsaudit durch einen Zertifizierer durchführen lassen. Das erste Überwachungsaudit nach der Erstzertifizierung muss spätestens zwölf Monate nach dem letzten Tag des Zertifizierungsaudits komplett abgeschlossen sein. Da nach dem eigentlichen Audit vor Ort, beim Zertifizierer ein entsprechendes Assessment durchgeführt wird, bedeutet dies, dass das Audit ca. sechs Wochen vorher durchgeführt worden sein muss. Nachfolgende Überwachungsaudits dürfen um bis zu drei Monate nach vorne oder – in Ausnahmefällen hinten- verschoben werden. Der zeitliche Umfang der Überwachungsaudits ist geringer als bei Zertifizierungsaudits und konzentriert sich beispielsweise auf Änderungen im Unternehmen, welche Einfluss auf das Managementsystem haben. Ebenso werden Korrekturmaßnahmen für dokumentierte Abweichungen des vorangegangenen Audit überprüft. Grundsätzlich gehen die Überwachungsaudits in die Tiefe des Systems.

 

Re-Zertifizierungsaudit

Am Ende des dritten Jahrs der Zertifizierung und unter Beachtung der oben genannten Ausführungen zu den Fristen, wird ein erneutes vollständiges Zertifizierungsaudit zur Verlängerung des Zertifikats notwendig.

 

 

 

1 Knut Bleicher, 2004. Das Konzept integriertes Management. 7. Auflage, Frankfurt/Main

2 DIN EN ISO 9000, 2005. Qualitätsmanagementsysteme - Grundlagen und Begriffe