Dokumentationsarten

Eine zentrale Forderung aller Managementsysteme betrifft die angemessene Dokumentation aller systemrelevanten Informationen. Dazu gehören unter anderem Prozessbeschreibungen, Anweisungen, Richtlinien, Formulare und Organigramme.

Dabei darf die Dokumentation aber niemals zum reinen Bürokratismus ausarten sondern angemessen und pragmatisch die nachfolgenden Funktionen erfüllen bzw. ermöglichen: 

  • Führung
  • Ordnung
  • Einheitlichkeit
  • Nachweis
  • Motivation
  • Kommunikation

 Um bei der Vielzahl der dokumentierten Informationen nicht den Überblick zu verlieren ist es wichtig, ein praxistaugliches und zukunftsfähiges Dokumentationsinstrument auszuwählen. Ansonsten riskieren Sie nicht nur Irritation und Frustration unter den Mitarbeitern sondern nutzen gegebenenfalls die falschen Dokumente für die falschen Aufgaben. 

 

Damit Sie diese Probleme nicht haben, bietet Ihnen das INGENIEURBÜRO HAHN folgende bewährte Dokumentationsarten an.

 

Alternative 1: Einsatz spezialisierter Softwarelösungen

Unsere Beratungsleistungen in Zusammenhang mit der Einführung und Integration von Managementsystemen sind nicht an die Verwendung bestimmter Softwarelösungen gebunden. Wir beobachten jedoch den Markt für Managementsystem- / BPM-Software um für unsere Kunden geeignete Werkzeuge zu identifizieren. Dieser Markt wächst rapide, wodurch es eine große Anzahl (>50) an Softwarelösungen für die unterschiedlichsten Anwendungsbereiche und Unternehmensgrößen gibt.  

Die Produkte unterscheiden sich insbesondere bzgl. der Schwerpunkte die sie auf die einzelnen Phasen des Prozessmanagements setzen:

 

Im Kernbereich der Modellierung und Veröffentlichung haben die meisten Programme vergleichbare Leistungsumfänge:

  • Intuitive und standardisierte Prozessmodellierung und -darstellung
  • Verknüpfung von Einzelprozessen zu einer Prozesslandschaft
  • Datenbankfunktionalität bzgl. der verwendeten Elemente
  • Verschiedene Modellierungsnotationen verwendbar (Swimlanes, BPMN, EPK)
  • Dokumenten- und Workflowmanagement
  • Prozessschrittgenaue Einbettung von Dokumenten
  • Übersichtliche Ansicht der funktionsbezogenen Tätigkeiten
  • Zuordnung von ergänzenden Informationen zu jedem Prozess und Prozessschritt
  • Risikobewertung von Prozessschwachstellen
  • Automatische Erzeugung von schriftlichen Prozessbeschreibungen
  • Generierung von Berichten und Anpassung der Berichtsvorlagen
  • Kostenlose unternehmensweite Veröffentlichung des Prozessmodells
  • Integrierte Suchfunktion
  • Möglichkeit zur Erstellung mehrsprachiger Managementsysteme
  • Fernwartung/-aktualisierung möglich
  • SharePoint-Integration möglich

Selbstverständlich unterstützen wir Sie bei der Auswahl der für Ihre Bedürfnisse am besten geeigneten Lösung.

Beispiele:


Alternative 2: MS Office / PDF

Als Alternative spezialisierten Softwarelösung bieten wir Ihnen weiterhin auch eine traditionelle, auf MS Office und PDF basierende, Dokumentation an. Hierbei werden alle Informationen wie Prozessbeschreibungen, Anweisungen und Formulare in MS Word oder MS Excel erstellt und dann mittels Hyperlinks zu einer integrierten Dokumentation verknüpft. Die Veröffentlichung erfolgt ebenfalls im Intra- oder Internet. Dabei lässt sich die grundlegende Struktur frei an Ihre Wünsche anpassen.

Gegenüber den Softwarelösungen verfügt diese Dokumentation über mehr Freiheitsgrad bei der Erstellung und benötigt keine Investitionskosten, kann aber nicht die erweiterten Funktionalitäten einer Spezialsoftware bieten.